Am Tag 5 der BAIN-Vorlesungen haben wir uns abschliessend mit den Archivsystemen auseinandergesetzt. Die Übung vom letzten Mal wurde besprochen, ein Datenimport und –export wurde durchgeführt und ein Marktüberblick über die Archivsysteme wurde gegeben. Danach wendeten wir uns den Repository-Softwares für Publikationen und Forschungsdaten zu. So lernte ich DSpace kennen. Dort haben wir ebenfalls zwei Übungen gemacht. Zum Schluss gab es wiederum einen Marktüberblick zu den Repository Softwares.
In diesem Beitrag setze ich mich nochmals mit ArchivesSpace auseinander. Durch die heutige Vorlesung wurde mir nämlich klar, dass ich das Prinzip von ArchivesSpace in der Übung letztes Mal gar nicht richtig verstanden habe. DSpace wird nur ganz kurz abgehandelt.

ArchivesSpace

Unterschied Accession, Resources und Archival Objects

In der Übung zu ArchivesSpace dachte ich, dass die Accession etwa dem Bestand gleichkommt, und die Resources einer Serie oder einem Dokument. Nun ist mir klar, dass dem nicht so ist. Nebst den Accessions und Resources können nämlich auch Archival Objects erfasst werden. Bei einer Accession werden die Angaben zum Erwerb des Bestandes erfasst. Laut dem ArchivesSpace Manual for Local Usage at NYU kann eine Sammlung dabei auch aus mehreren Accessions bestehen. Die Accessions sind meistens nicht im OPAC zu sehen, da sie oftmals vertrauliche Daten enthalten. Eine Resource kann zwar ein einzelnes Objekt sein, im Normalfall ist sie aber eine Aggregation von Objekten. Laut den Dozenten ist eine Resource der zentrale Nachweis auf der obersten Ebene der Verzeichnungsstufen. Für mich wäre das der Bestand. Ein Archival Object kann laut dem Unterricht aber auch ein Bestand sein. Im oben genannten Manual wird unter den Archival Objects “eine Aggregation von archivischen Materialien” verstanden, zu denen die Serien, die Akte und das Einzelstück gehören. Die Akte wird dabei wohl die Ebene des Dossiers und das Einzelstück die des Dokuments sein. Ein Archival Object kann einer Resource mit dem Button “Add Child” angefügt werden. Mit “Add Sibling” können unterschiedliche Objekte auf derselben Ebene aufgenommen werden.
Ich empfinde das Erkennen der einzelnen Verzeichnisstufen in ArchivesSpace schwierig. Mir ist auch nach dem Studieren des Manuals nicht ganz klar, welche Ebene wo erfasst wird, gehe aber davon aus, dass das auch je nach Archiv unterschiedlich sein kann.

Übung Datenimport und -export

Der Datenimport und -export in ArchivesSpace verlief einigermassen gut. Das einzige Problem war, dass einige der angegebenen Beispieldaten nicht importiert werden konnten. Daraufhin verwendete ich einfach andere Daten, welche sich dann problemlos im EAD-Format importieren liessen. Der Export in das MARCXML-Format verlief dann ohne weitere Probleme. In der Gruppe, in der ich war, fanden wir keine grossen Unterschiede in den Daten. Laut Dozenten fand durch den Import und Export ein Datenverlust hat. Da EAD ein Archiv- und MARCXML ein Bibliotheks-Standard ist und in einem Archiv sehr viel mehr Daten erfasst werden als in einer Bibliothek, erscheint mir das logisch. Da wir aber nicht sehr viel Zeit für das Betrachten der Daten hatten, und die unterschiedlichen Standards auch nicht so gut kannten, war es schwierig den Datenverlust zu erkennen.

DSpace

DSpace ist eine Software, die zur Verwaltung von Publikationen und Forschungsdaten geeignet ist. Aus Zeitgründen haben wir DSpace nicht installiert, sondern das öffentliche Demo verwendet.
Als Erstes sollten wir eine Community und eine Collection erstellen. Mir war im Unterricht nicht ganz klar was der Unterschied sein soll, weshalb ich das hier nochmals nachgelesen habe:
Communities können Hochschulen, Labors, Departements o. ä. sein. Diese entscheiden wer alles Zugriff auf welche Daten hat. Eine Community kann mehrere Collections haben, in welchen dann die jeweiligen Files abgelegt sind. Communities haben deskriptive Metadaten über sich selbst sowie über die enthaltenen Collections. Genauso verhält es sich bei den Collections, nur dass sie zusätzlich Daten über die vorhandenen Files haben.
Nachdem Erstellen der Community und Collection sollten wir ein Beispieldokument in unserer Collection hochladen. Das hat ohne Probleme funktioniert.