Die heutige Unterrichtseinheit begann mit den Metadatenstandards in Archiven. Zum einen gibt es ISAD(G) und zum anderen EAD. Danach haben wir einige Eckdaten zu ArchivesSpaces erhalten und in einer Übung Datensätze erstellt.

Metadatenstandards

ISAD(G)

Der wohl wichtigste Verzeichnisstandard in Archiven ist “International Standard Archival Description (General)” oder kurz ISAD(G). Die Verzeichnung wird mehrstufig gemacht und geht auf das Provenienzprinzip zurück. Dabei werden Bestände in ihrem ursprünglichen Entstehungszusammenhang belassen. Bei der mehrstufigen Verzeichnung werden Bestände - wie der Name schon sagt- auf mehreren Stufen erfasst. In den Schweizerischen Richtlinien für die Umsetzung von ISAD(G) werden diese Stufen wie in der Abbildung unten zu sehen ist, eingeteilt. Die grün hinterlegten Stufen zeigen die minimale Verzeichnung an. Die Stufen Archiv, Bestand, Serie, Dossier und Dokument sollten also bestenfalls vertreten sein. Die Verzeichnung erfolgt vom Allgemeinen, also dem Bestand, zum Besonderen, also dem Dokument. Generell kann aber jedes Archiv selbst entscheiden welche Stufen wann und wie oft verwendet werden.
Mehrstufige Verzeichnung
Zur Verzeichnung stehen 26 Verzeichnungselemente. Diese werden in die folgenden sieben Informationsbereiche gegliedert:

  1. Identifikation
  2. Kontext
  3. Inhalt und innere Ordnung
  4. Zugangs- und Benutzungsbedingungen
  5. Sachverwandte Unterlagen
  6. Anmerkungen
  7. Kontrolle

Zwingende Element sind: Signatur, Titel, Entstehungszeitraum, Verzeichnisstufe, Umfang und Provenienz. Diese sind alle, ausser die Provenienz, im Informationsbereich 1, der Identifikation zu finden. Die Provenienz ist im Bereich 2, dem Kontext. Wobei laut den bereits genannten Schweizerischen Richtlinien nur Titel und Verzeichnisstufe auf jeder Stufe zwingend anzugeben sind. Die anderen Elemente sind nur auf einem Teil der Stufen Pflichtangaben.
Ein grosser Nachteil von ISAD(G) ist, dass es aus einer Zeit stammt, in dem analoge Findmittel noch aktuell waren und der Standard darauf ausgerichtet wurde. So enthält er keine Vorgaben zur digitalen Langzeitarchivierung oder Digitalisierung.
Um Normdaten erfassen zu können, gibt es den ergänzenden Standard ISAAR(CPF). Daran, dass ich ihn in meinem Archivpraktikum je verwendet hätte, kann ich mich nicht erinnern.

EAD

Im Gegensatz zu ISAD(G) habe ich von EAD bis jetzt noch nicht viel gehört. Da ich mich allerdings auch nur mässig mit Archiven und ihren Standards auseinandergesetzt habe, will dies nichts heissen. Um den Standard etwas kennenzulernen habe ich in den weiterführenden Links herumgestöbert und die Folien von Nicolas Moretto angeschaut. EAD steht für Encoded Archival Description und ist ein XML-basierter Standard, der zur Codierung von Findmitteln zum vernetzten (Online)-Einsatz und Austausch von Metadaten in Archiven genutzt wird. EAD soll die Informationen aus archivischen Findmitteln umfassend darstellen, deren hierarchischen Aufbau mit unterschiedlich detaillierten Elementen abbilden, Angaben der übergeordneten Ebene an die unteren weitergeben und elementspezifisches Retrieval ermöglichen.
EAD kann die Stufen aus ISAD(G) abbilden. Allerdings werden Datenfelder auf den relevanten Ebenen wiederholt und Informationen, die verschiedene Elemente auf einer Ebene gemeinsam haben, werden auf der jeweils höheren Ebene angezeigt.

Die Einführung zeigt mir die Grundlagen von EAD auf und auch wie es mit XML aufgebaut wird. Leider fehlen mir konkrete Beispiele, die mir die Erfüllung der vier “Ziele”, die in den oben genanntne Folien vorkommen, aufzeigen. Nach einer kurzen Google-Recherche gebe ich allerdings auf, da die Zeit leider nicht für alles reicht… Ausserdem werden wir anscheinend noch praktisch mit EAD-Dateien arbeiten, weshalb ich da noch auf Erleuchtung hoffe.

ArchivesSpaces

Allgemeines

ArchivesSpaces ist ein Open-Source-Archivinformationssystem. Wer allerdings Support möchte, bezahlt trotzdem. Drei Unternehmen bieten einen solchen Support an. Das ist ein sehr gutes Zeichen für die Software, da die Kundinnen und Kunden so nicht von einer Firma abhängig sind.

Übung

Das Erstellen der Datensätze in ArchivesSpaces fiel mir um einiges schwerer als bei Koha. Das lag zum einen wahrscheinlich daran, dass ich bereits mit vielen Bibliothekssystemen gearbeitet habe und mich deshalb etwas besser auskenne. Zum anderen sind Archivsysteme mit ihren 7 Informationsbereichen und 26 Verzeichnungselementen auch einfach komplexer als Bibliothekssysteme. Dementsprechend länger dauerte das Erstellen der Datensätze auch.
Beim Erstellen sind mir vor allem die vielen Pflichtfelder aufgefallen - mit viel meine ich sicher mehr als die sieben oben Genannten. Als ich mein Praktikum in einem Archiv absolviert habe, wurden die meisten Serien, Dossiers und Dokumente sehr rudimentär verzeichnet. Und zwar aus einem ganz einfachen Grund: Es konnten nicht mehr Personal für die genauere Verzeichnung aufgewendet werden, da schlicht und einfach das Geld fehlte. ArchivesSpaces wäre mit den vielen Pflichtangaben also nicht wirklich geeignet gewesen. Mit meiner sehr beschränkten Archiverfahrung möchte ich allerdings nicht beurteilen, ob ArchivesSpaces für die Archive der Schweiz geeignet ist. Allenfalls kann man die Pflichtfelder auch anders einstellen, wenn die Software für ein Archiv verwendet werden würde. Durch unseren doch sehr kurzen Einblick in die Software kann ich dies allerdings nicht wissen.
Was mich auch irritiert hat, war, dass zwei Ressourcen nicht miteinander verknüpfen werden konnten. Also konnte einer Serie kein Dokument oder ein Dossier angehängt werden. Dies wird sich hoffentlich im nächsten Unterricht noch klären.